Ein System statt vieler Einzellösungen bei der Schoeller Technocell GmbH & Co. KG

Die Felix-Schoeller-Gruppe hatte zuletzt ein Problem, das viele Mittelständler plagt: Der Osnabrücker Spezialpapierhersteller ist in den vergangenen Jahrzehnten stark gewachsen. 2014 erwirtschaftete Felix Schoeller 720 Millionen Euro Umsatz. Um auch die IT im Treasury an die Unternehmensgröße anzupassen, entschied sich Felix Schoeller Ende 2014 dazu, ein neues Treasury-Management-System (TMS) zu implementieren.

Das zentrale Treasury und die Liquidität steuern bei Felix Schoeller eineinhalb Mitarbeiter. Zwar konnten die Treasurer die tägliche Arbeit auch mit den in Excel-Sheets abgebildeten Systemen bewältigen, mit zunehmender Komplexität stiegen jedoch der Zeitaufwand und die Datenredundanz.

Entscheidende Auswahlfaktoren
Mit einer neuen SAP-kompatiblen Software wollte das Unternehmen das gewachsene System aus diversen Excel-Lösungen ersetzen. Dazu gehörten bislang die Finanzplanung, die kurzfristige Liquiditätsvorschau und die Verwaltung zahlreicher Transaktionen wie beispielsweise Devisen- oder Leasinggeschäfte.

Der von der Felix-Schoeller-Gruppe gesuchte Lösungsanbieter sollte den gesamten Prozess der Finanz- und Liquiditätsplanung abbilden können. Der Faktor Zeit sowie die Datenqualität spielten daher eine wesentliche Rolle bei der Entscheidung für ein neues System. Der Pflegeaufwand sollte dadurch verringert werden, dass die neue Software fertige Prozesse bereitstellt. Felix Schoeller wollte außerdem das gesamte System möglichst einfach und schnell in Betrieb nehmen und später dann auch betreiben. Die IT-Abteilung unterstützte bei der Implementierung der Software, die Einrichtung erfolgte durch die Fachabteilung. Somit ist auch zukünftig eine schnelle Anpassung des Systems gewährleistet.

Für die Auswahl des Treasury-Systems beobachtete Felix Schoeller zwei Jahre lang den Markt und baute auf Fachveranstaltungen und Messen Kontakte zu Anbietern auf und aus. So konnte das Familienunternehmen eine Vorauswahl der möglichen Kandidaten treffen. Der Auswahlprozess ging dann schnell: Zwischen Budget- und Systementscheidung lagen etwa acht Wochen. Bei einem internen Workshop erstellte Schoeller gemeinsam mit der IT einen Anforderungskatalog. Schließlich lud das Unternehmen fünf Anbieter zur Präsentation ein. Viele der vorgestellten Lösungen waren jedoch zu komplex und überdimensioniert für die Anforderungen der Felix Schoeller Group. Bei dieser Erkenntnis waren die vorab mit Referenzkunden der Anbieter geführten Gespräche eine große Hilfe.

Implementierung im Eiltempo
Nachdem der richtige Anbieter gefunden war, dauerte die Einführung des neuen Treasury-Systems nicht lange. Während eines Workshops im Februar wurde gemeinsam mit Litreca ein Pflichtenheft erstellt. Bereits im März wurden Finanzstatus und Dispositionsprozess produktiv genutzt sowie Devisengeschäft im neuen System dokumentiert.

Seit Februar 2015 setzt das Schoeller Treasury das neue TMS ein. Das neue System erfüllt dabei die vorher gesetzten Kriterien. Mit dem neuen Treasury-System kann Felix Schoeller zudem zusätzliche Funktionen umsetzen, die ursprünglich gar nicht im Anforderungskatalog standen. Beispielsweise ist es Felix Schoeller damit möglich, Factoring- und Geldmarktkonten automatisiert abzubilden, obwohl hierfür keine Kontoauszüge bereitstehen.

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