Interview mit Markus Hedt, Teamleiter Forderungsmanagement bei der Stadtwerke Menden GmbH

Der Erfolg des 154-jährigen Energieversorgers, stützt sich auf die Bereiche Strom und Erdgas sowie Trinkwasser und Wärme. Mit der 100%igen Tochter E-Services GmbH wird das Know-how in der Energiewirtschaft vermarktet und anderen Energieversorgern und -vertrieben angeboten.

Darüber hinaus entwickelt das Mendener Unternehmen neue attraktive Angebote im Bereich der regenerativen Energiegewinnung und der energienahen Dienstleistungen.

Litreca AG: Wie würden Sie Ihre Systemlandschaft beschreiben?

Die Stadtwerke Menden GmbH haben eine Drei-System-Landschaft, mit Liefersystem, Netzsystem und Core.

Litreca AG: Wie war Ihre Ausgangslage und welche Probleme traten dabei auf?

Liefersystem:
Aufgabe: Erstellung von offenen Postenlisten mit verschiedenen Kriterien

Lösung: Auswertung über verschiedene Standardtransaktionen und Tabellenabfragen aus SAP. Die Zusammenführung der Daten erfolgte im Anschluss mittels Excel.

Netzsystem:
Aufgabe: Erstellung von offenen Postenlisten mit verschiedenen Kriterien: (Hauptaugenmerk hier: Fremdlieferanten)

Lösung: Erstellung über Standardtransaktionen und Tabellenabfragen aus SAP. Die Zusammenführung der Daten erfolgte ebenfalls mithilfe von Excel. Eine Abfrage über erhaltene REMADVs hat es bis dato nicht gegeben.

Litreca AG: Wie und mit welchen Tools haben Sie die Abwicklung vorher unterstützt?

Zuvor haben wir eigene Reports und Auswertungen über Standardtransaktionen mittels Excel zusammengeführt.

Litreca AG: Für welche Lösung haben Sie sich aus dem Hause Litreca entschieden?

Wir haben uns für die Lösung Ltc|receivables energy in SAP entschieden.

Litreca AG: In welchem Zusammenhang nutzen Sie die Software der Litreca AG?

Liefersystem:
Erstellung offene Postenlisten, Forderungsberichte, Auswertung für Ausbuchungen, Auswertung für verschiedene Kundengruppen, Erkennen von Zahlungsverhalten, Eingangsrechnungsprüfung und Netzabrechnungen.

Netzsystem:
Erstellung offener Postenlisten von Fremdlieferanten, Kontenklärung mit Marktpartnern, Erstellung von Mahnungen an Marktpartner und Reklamationsavisbearbeitung.

Litreca AG: Warum haben Sie sich für die Litreca AG entschieden?

Wir haben nach einem Tool innerhalb von SAP gesucht, das unsere Problemstellungen in einer All-in-One-Lösung vereint. Bereits in den ersten Gesprächen hat sich herausgestellt, dass die Lösung von Litreca weit mehr leistet, als wir zunächst gefordert haben.

Litreca AG: Welche Vorteile haben Sie durch die Einführung der Software?

Durch die Einführung und die Umsetzung von Änderungswünschen können wir schnelle und individuelle Auswertungen über bestimmte Kundengruppen generieren. Die Software unterstützt uns in der täglichen Arbeit und schafft durch die Zeitersparnis freie Ressourcen für weitere Tätigkeiten. Insbesondere im Netzsystem gestaltet sich die Kontenklärung mit Marktpartnern komfortabler.

Alle benötigten Daten erhalten wir auf Knopfdruck. Besonders gut gelungen ist hierbei die Berücksichtigung der REMADVs (der Reklamationen wie auch der Zahlungsavise). Ein weiterer Vorteil ist es, dass angemahnte Posten nun über die OP-Listen direkt per E-Mail an den Lieferanten gesendet werden können.

Litreca AG: Was würde sie Unternehmen empfehlen, die ähnliche Probleme haben?

Es ist wichtig im Unternehmen die Prozesse zu analysieren, die nicht reibungslos laufen. Hier nach einer Lösung zu suchen, ist im täglichen Geschäft oftmals schwierig, da die nötige Zeit fehlt. Von großer Bedeutung ist es,  mit den entsprechenden Mitarbeitern über die Prozesse zu sprechen und Sie in die Lösungsfindung einzubinden.

Die Motivation steigt bei den Mitarbeitern, wenn Sie merken, dass der zuvor so umständliche und zeitintensive Prozess durch die investierte Planung, danach reibungslos funktioniert.

Daher kann ich anderen Unternehmen, die auf ähnliche Aufgabenstellungen stoßen, die Lösung von der Litreca AG absolut empfehlen.

Litreca AG: Wie haben Sie den Entscheidungsprozess zu einer Lösung in Ihrem Hause gestaltet?

Nach den Insolvenzen von Teldafax und Flexstrom wollten wir ein besseres Reporting für das Netzsystem aufbauen.  Die Auswertungen über SAP-Standard waren hierbei zwar hilfreich, jedoch war die Aufbereitung der Daten entsprechenden aufwendig.

Da wir das Produkt bereits noch von einer Vorstellung durch die SAX AG kannten, haben wir uns positiv daran erinnert. Letztendlich konnte uns die Litreca AG – im Vergleich zu anderen Anbietern, die wir ebenfalls in Betracht gezogen haben – absolut überzeugen.

Litreca AG: Welche Ziele hatten Sie mit der Einführung der Litreca-Software verfolgt?

Das primäre Ziel war es, die Entwicklung des Forderungsbestandes besser zu überwachen und schneller auf Veränderungen reagieren zu können. Weiter war es uns wichtig, dass wir über die Software direkt mit den Marktpartnern kommunizieren konnten.

Litreca AG: Gab es spezifische Anforderungen aus Ihren Prozessen heraus und wie wurden diese berücksichtigt bzw. die Litreca-Software angepasst?

Aktuell entwickeln wir gemeinsam mit der Litreca AG eine Lösung für die Rechnungseingangsprüfung im Liefersystem, um diesen Prozess zukünftig ebenfalls zentral bearbeiten zu können.

Litreca AG: Wurden Ihre Anforderungen erfüllt?

Unsere Anforderungen wurden alle umgesetzt. Wir haben im Liefersystem einige Änderungswünsche gehabt, die ebenfalls zügig von Herrn Albert umgesetzt wurden. Insbesondere der direkte Kontakt zu Herrn Albert hat zu der schnellen Bearbeitung der Änderungswünsche geführt.

Litreca AG: Wie hat sich die Akzeptanz der Mitarbeiter, hinsichtlich der Einführung der Litreca-Software entwickelt?

Die Mitarbeiter, die an der Lösungsfindung für Prozesse beteiligt waren, sind von den kurzen Laufzeiten und den verbesserten Prozessen begeistert.

Von den kurzen Antwortzeiten auf entsprechende Anfragen sind zudem noch die Führungskräfte positiv überrascht, da diese stärker auf Zahlen, Daten und Fakten fokussiert sind.

Litreca AG: Wie effizient verlief aus ihrer Sicht die Einführung von der Litreca-Software?

Beginnend mit dem Termin zur Absprache und Einführung, über die Transporte in die Systeme bis hin zur Bearbeitung der Änderungswünsche lief das gesamte Projekt reibungslos.

Litreca AG: Welche Pläne haben Sie für die Zukunft zur weiteren Optimierung Ihrer Prozesse?

In der täglichen Nutzung ergeben sich stetig neue Optimierungen, die durch einfache Einstellungen im Tool erledigt werden können. Unsere Mitarbeiter können so selbstständig an der Optimierung ihrer Prozesse mitwirken. Sollten Sie an bestimmten Stellen nicht mehr weiterkommen, können wir uns auf den Support von Litreca verlassen.

Litreca AG: Wie sehen Sie die zukünftige Zusammenarbeit zwischen Ihrem Unternehmen und der Litreca AG?

Bei dem eingesetzten Tool gehe ich davon aus, dass die Zusammenarbeit so effizient bleibt, wie sie aktuell ist. Wir sind sehr zufrieden, mit der Litreca AG einen Dienstleister gewählt zu haben, der auf unsere Änderungswünsche eingeht und diese schnellstmöglich umsetzt.

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